Schnelleinstieg

Clock-Arbeitsabläufe

Die Arbeit mit Clock ist einfach, aber vielleicht findest Du sie auch nicht ganz selbsterklärend. Darum haben wir den Ablauf der wichtigsten Funktionen hier zusammengestellt.

Anmelden

Die Anmeldung erfolgt mit dem persönlichen HRZ-Account.

Wir empfehlen Dir, den dienstlichen Account zu benutzen, den Du nach der Einstellung als studentische Hilfskraft automatisch zugeschickt bekommst. Beachte aber, dass dieser nach Vertragsende nicht mehr gültig ist und Du Deine Arbeitszeiterfassung spätestens am letzten Arbeitstag abschließen musst.

Bei der ersten Anmeldung wirst Du auf die Anmeldeseite der Goethe-Universität weitergeleitet, wo Du Dein Passwort eingeben und Clock die Erlaubnis geben musst, Dich über Dein HRZ-Konto zu authentifizieren. Dein Passwort selbst wird nicht in Clock gespeichert, die Anmeldung läuft immer über die Anmeldeseite des HRZ.

Du bleibst auf einem Gerät (Handy, Tablet, Desktop) für 30 Tage angemeldet, wenn Du Dich nicht ausloggst (sondern z.B. nur das Fenster schließt). Nach Ablauf dieser Zeit musst Du Dich wieder bei der HRZ-Seite anmelden. Deine Daten bleiben selbstverständlich erhalten.

Du kannst auf mehreren Geräten gleichzeitig eingeloggt sein. Du musst Dich jedoch mit jedem neuen Gerät erneut einmal bei der Uni anmelden.

Wenn Du Dich aus Clock explizit abmeldest, wirst Du auf allen Geräten und von allen Uni-Diensten abgemeldet, auf denen Du noch eingeloggt bist.

Datenschutzerklärung akzeptieren

Nach der ersten Anmeldung musst Du die Einwilligung dazu geben, dass wir Deine Daten verarbeiten dürfen. Dazu musst Du die Datenschutzerklärung akzeptieren, sonst kannst Du Clock nicht verwenden. Mehr Informationen findest Du auch im Kapitel Datenschutz.

Du wirst außerdem durch ein kurzes Onboarding geführt, das Dich mit den wichtigsten Funktionen von Clock vertraut macht.

Falls Du Deine Personalnummer gerade nicht zur Hand hast (Du findest sie auf Deinen Gehaltsabrechnungen oder im HRZ IDM account self service), kannst Du die Eingabe auch überspringen. Du wirst beim Abgaben Deines ersten "Stundenzettels" erneut nach der Nummer gefragt oder Du kannst Sie jederzeit in den Einstellungen nachtragen.

Vertrag anlegen

Bevor Du mit Clock arbeiten kannst, musst Du einen Vertrag (Contract) anlegen. Dazu musst Du dem Vertrag eine Bezeichnung geben, sowie Stundenzahl und Laufzeit angeben.

Die Vertragsdaten müssen Deinem realen Arbeitsvertrag entsprechen, den Du unterschrieben hast. Wenn Du mehrere gleichzeitige Verträge mit der Universität hast, musst Du auch in Clock mehrere Verträge anlegen.

Wenn Du Clock zum ersten Mal benutzt und Deine Zeit vorher anders erfasst hast, kannst einen Übertrag aus dem Vormonat angeben und damit einen Startwert setzen.

Wenn Du während eines bereits laufenden Vertrags bei Clock einsteigst, sollte der Clock-Vertrag zu dem Zeitpunkt starten, an dem du zum ersten Mal Clock benutzt - sonst müsstest Du ja die vergangenen Monate nachtragen (diese Abweichung vom realen Vertrag ist erlaubt).

Referenz-ID übermitteln

Im Vertrags-Dialog wird Dir eine Referenz-ID angezeigt. Diese identifiziert den Vertrag in der TimeVault-Datenbank und muss an Deine verantwortliche Führungskraft übermittelt werden, damit sie später Deine Arbeitszeitdokumentation einsehen kann.

Du kannst eine neue Referenz-ID generieren, z.B. wenn sich Deine Führungskraft ändert oder Du Deine ID versehentlich an die falsche Person gesendet hast. In diesem Fall musst Du die Referenz-ID natürlich wieder neu an die zuständige(n) Person(en) schicken.

Digital eingereichte "Stundenzettel" sind immer unter der Referenz-ID einsehbar, unter der sie abgegeben wurden - auch, wenn diese später geändert wird.

Clocken

• Um eine Schicht zu starten, wählst Du den passenden Vertrag aus und startest die Zeiterfassung mit dem Button Einclocken. Die aktuelle Laufzeit der Schicht wird angezeigt.

• Eine laufende (= aktive) Schicht wird mit dem gleichen Button wieder gestoppt.

Du kannst auch "über Geräte hinweg" clocken, z.B. am Arbeitsplatz-PC einclocken und später vom Handy ausclocken (nachdem Du zur U-Bahn gerannt bist...). Eventuell musst Du die Seite neu laden, um den aktuellen Stand einer laufenden Schicht zu sehen.

Schichten manuell eintragen / ändern

Neben dem Clocken können Schichten auch von Hand eingetragen (und jederzeit geändert) werden.

Neue Schichten können mit dem Button Schicht hinzufügen erstellt werden.

Bestehende Schichten kannst Du ändern, indem Du eine Schicht im "Letzte Aktivität"-Feld auf dem Dashboard, im Kalender oder in der Schicht-Tabelle auswählst. Dann kannst Du Start- und Endzeit korrigieren, Notizen und Tags hinzufügen oder sogar den Vertrag wechseln, falls die Schicht nicht richtig zugeordnet ist.

Die Angabe von Uhrzeiten per Tastatur ist flexibel:

• "14" wird zu "14:00"

• "1402" wird zu "14:02"

• "142" wird zu "1:42" (!)

In der Schicht-Ansicht kannst Du auch mehrere Schichten auswählen und sie gesammelt löschen oder einem anderen Vertrag zuweisen.

Schichten planen und überprüfen

Eine geplante Schicht ist ein Schicht, die in der Zukunft liegt.

Du kannst also Schichten anlegen, wenn Du schon weißt, wann Du arbeiten wirst. Es ist auch möglich, Wiederholungen anzugeben, z.B. für "Tutorium jeden Mittwoch". Natürlich kannst du geplante Schichten genauso ändern wie alle anderen.

Wiederholte Schichten werden nicht als zusammenhängende Serie, sondern als einzelne Schichten angelegt. Wenn du eine Schicht löschst, bleiben die anderen erhalten.

Schichten überprüfen

Eine geplante Schicht wird erst im Arbeitszeitkonto berücksichtigt, wenn sie überprüft wurde. In der Schicht-Tabelle tragen sie ein ❌ und ebenso einen Hinweis im Letzte Aktivitäten-Bereich auf dem Dashboard.

Um eine Schicht zu überprüfen, musst Du sie zum Bearbeiten öffnen und wieder speichern. Du kannst auch in der Schichttabelle direkt auf das ❌ klicken und die Schicht überprüfen.

Validierungen

Für Arbeitszeiten gelten die rechtlichen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes und Standards für die Arbeitsbedingungen studentischer Hilfskräfte, die die Universität im Rahmen einer Selbstverpflichtung festgelegt hat.

Alle Schichten werden gegen diese Regeln geprüft und Du bekommst Warnungen angezeigt, wenn Deine Schicht gegen eine der Regelungen verstößt. Weitere Informationen findest Du auf der Seite Rechtliches.

Stundenzettel sperren und abgeben

Du kannst zu einem Monat einen Stundenzettel anfordern und z.B. als PDF herunterladen.

Du kannst den Stundenzettel immer wieder neu anfordern, z.B. wenn Du noch einen Fehler findest oder eine Schicht vergessen hast.

Wenn der Stundenzettel schließlich abgabefertig ist, kannst Du den Monat sperren und abgeben. Dabei wird Deine Zeiterfassungsdaten in den TimeVault (Zeitspeicher) übertragen und dort für 2 Jahre gespeichert. Nach dem Sperren können keine Schichten mehr verändert werden. Deine Führungskraft nun kann mit der Referenz ID auf die Daten im TimeVault zugreifen.

Um einen Stundenzettel für einen neuen Monat zu exportieren, muss der vorangegangene Monat gesperrt werden. Damit wird sichergestellt, dass der Stundenübertrag richtig berechnet wird. Eine Sperre kann nur durch den Support wieder aufgehoben werden.

Abmelden

Wenn Du Dich abmelden möchtest (z.B. an einem öffentlichen Rechner) dann kannst Du dies jederzeit tun. Dann wirst Du allerdings von allen HRZ-Services abgemeldet und musst Dich erneut anmelden.

Ansonsten kannst Du auch einfach das Fenster schließen. Dann bleibst auf dem aktuellen Browser angemeldet. Nach 30 Tagen musst Du Dich erneut anmelden.

An fremden Rechnern und Geräten solltest Du Dich immer abmelden.

Aktive Schichten laufen weiter, wenn Du abgemeldet bist!